Sự thật bất ngờ về 7 cách làm việc hiệu quả

Có thể bạn thích thức dậy lúc 5 giờ sáng, kiểm tra email, dọn dẹp lại bàn làm việc và bắt đầu thực hiện những công việc cần làm. Hoặc có thể bạn thuộc loại người thích thức dậy lúc 8 giờ, tới phòng tập, lướt qua hộp mail mà không thực sự trả lời cái nào, vừa ăn một bữa sáng thật chất lượng vừa động não trước khi thực sự bắt tay vào công việc.

Dưới đây là những quan niệm sai lầm được tập hợp được từ câu trả lời của nhiều người khi họ được hỏi về cách để làm việc hiệu quả. Một điều có thể rút ra sau khảo sát này là: Để làm việc hiệu quả, hãy là chính bạn!

1. Dậy sớm

Có thể bạn thuộc tuýp người thức dậy mỗi ngày lúc 5 giờ sáng, đi tới phòng tập gym, ngồi thiền, và bắt đầu ngày làm việc trước những người khác. Nhưng nếu bạn không thể dậy sớm nổi mà vẫn cố gắng áp dụng phương pháp này thì bạn sẽ mệt mỏi, và làm việc kém đi.

Chris Bailey đã học được bài học này một cách khó khăn khi anh dành 1 năm để thử nghiệm những phương pháp khác nhau nhằm đạt được hiệu quả làm việc tốt hơn. Tất cả những phương pháp đó được anh ghi chép lại trong quyển “The Productivity Project”.

Cụ thể, Bailey đã cố gắng thức dậy lúc 5:30 sáng mỗi cuối tuần và đi ngủ lúc 9:30 tối. Nhưng Bailey là một con cú đêm, điều đó có nghĩa là anh ấy phải dừng công việc và đi ngủ khi cơ thể anh ấy đang trong tình trạng dồi dào năng lượng và tinh thần tập trung cao độ nhất.

Việc thức dậy lúc nào để làm việc hiệu quả nhất sẽ phụ thuộc vào đặc điểm sinh học của mỗi người.

2. Dọn sạch hộp thư

Mỗi người có cách “đối xử” với hòm thư của mình khác nhau. Có thể bạn là kiểu người phải giải quyết tất cả email ngay từ lúc nó xuất hiện, hoặc bạn là kiểu người chẳng quan tâm tới việc mình có hàng ngàn email chưa đọc.

Theo Laura Vanderkam, tác giả của nhiều quyển sách bán chạy nhất về cách làm việc hiệu quả và quản lý thời gian, việc sắp xếp và dọn sạch hộp thư không hẳn là bạn đang sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Tuy nhiên điều đó cũng không có nghĩa là bạn hoàn toàn bỏ qua việc kiểm tra mail. Bởi trong thế giới phẳng ngày nay, sự chậm trễ có thể gây ra hậu quả khó lường.

Vanderkam khuyên rằng không nên xem việc dọn dẹp hộp thư như một ưu tiên. Đừng để những yêu cầu của mọi người xung quanh quyết định việc bạn sẽ làm mỗi ngày. Cô viết rằng: “Bạn sẽ nhận ra có những email bạn không đụng vào sau một tuần hoặc lâu hơn sẽ tự động được thay thế bằng một tin nhắn hay cuộc gọi”.

3. Làm việc ít giờ hơn đồng nghiệp

Kết quả một nghiên cứu của Giáo sư Robin Ely tại đại học Harvard chỉ ra rằng hầu hết thời gian mọi người dành để làm việc không thực sự có hiệu quả. Thay vào đó, nó có tác dụng tạo cho bạn cảm giác bạn đang làm việc tận tâm.

Nghiên cứu của Ely tập trung vào những công ty tư vấn có quy mô toàn cầu. Bà cho biết, các công ty tư vấn tin rằng khách hàng cần họ sẵn sàng 24/7. Tuy nhiên, theo Ely, đây chỉ là nhận định chủ quan, xuất phát từ tâm lý mong muốn “được là một người cần thiết” hay "là biểu tượng của quyền lực”, bà nói.

Ely chia sẻ trải nghiệm: “Cá nhân tôi đã trải qua giai đoạn cố gắng giảm bớt giờ làm việc của mình lại 17% (từ 9 giờ còn 8 giờ làm việc mỗi ngày) và tôi thấy rằng hiệu quả làm việc của bản thân cũng tương tự như trước. Bây giờ tôi chỉ có cảm giác tội lỗi khi về sớm hơn đồng nghiệp thôi”.

4. Không gian làm việc bừa bộn

Một nghiên cứu năm 2016 đã chỉ ra rằng con người có thể làm việc hiệu quả hơn trong môi trường lộn xộn.

Điều đó có thể là do chúng ta được lập trình để tìm kiếm sự trật tự trong cuộc sống của ta bất cứ khi nào có thể. Vì vậy khi đối mặt với sự bừa bộn xung quanh, chúng ta sẽ được thúc đẩy để tạo ra khái niệm gọn gàng qua cách theo đuổi những mục tiêu công việc rõ ràng. Từ đó, chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên đây không phải là cái cớ để giữ một bàn làm việc dơ bẩn đến mức đồng nghiệp của bạn phải thông báo lên phòng nhân sự. Không gian làm việc sẽ giúp ích nếu bạn chỉ có một chồng giấy nằm rải rác xung quanh để tạo động lực.

5. Lập danh sách những việc cần làm

Theo khảo sát của iDoneThis, khoảng 41% những mục trong danh sách những việc cần làm của chúng ta không bao giờ được hoàn thành. Và theo nhà tâm lý học Art Markman, điều đó là bình thường.

Trong bài viết trên Fast Company, Markman đã nói rằng danh sách những việc cần làm có thể giúp ích cho bạn dù bạn không hoàn thành được tất cả những việc trong đó. Bằng cách ghi ra những việc phải làm, bạn nghĩ sẽ bắt đầu đến những bước cần làm để hoàn thành công việc đó, và bắt tay vào thực hiện những bước nhỏ.

Ví dụ, bạn chỉ cần ghi “viết báo cáo" vào danh sách công việc thì bạn sẽ có thể biết được những phần bạn cần phải làm là gì. Từ đó bạn sẽ biết mình có cần dành thời gian nhiều hơn cho công việc đó không, hay ít nhất là chuẩn bị sẵn tâm lý rằng bạn có công việc đó cần hoàn thành.

6. Cảm giác căng thẳng

Căng thẳng vốn bị “mang tiếng” xấu, nó là thứ ta cần tránh né bằng mọi cách. Nhưng nếu bạn hỏi nhà tâm lý học sức khỏe Kelly McGonigal, cô ấy sẽ nói rằng căng thẳng thật ra tốt cho bạn. Khi bạn hoảng loạn vì một công việc hay vấn đề nào đó, nó chứng tỏ rằng bạn thực sự có quan tâm tới việc đó.

Và khi bản thân tiếp thu được chân lý “tôi đang căng thẳng vì việc này quan trọng với tôi", bạn sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn để đối mặt với những triệu chứng sinh lý mà căng thẳng mang lại.

7. Trì hoãn

Trong một số trường hợp, sự trì hoãn thực sự có thể làm giảm hiệu quả làm việc của bạn. Ví như như bạn cứ lướt Facebook trong khi bạn lẽ ra phải viết một bài báo có hạn nộp trong 1 giờ tới. Nhưng trong những trường hợp khác, trì hoãn có thể giúp bạn thực hiện công việc một cách tốt nhất.

Cây bút của tờ báo Business Insider's, Rachel Gillett đã đọc quyển Originals của giáo sư Adam Grant thuộc đại học Wharton, quyển sách tường thuật lại rằng Steve Jobs là một người siêu trì hoãn. Tất nhiên, ông ta vô cùng thành công, và giáo sư Grant cho rằng có mối liên hệ giữa hai điều này.

Grant nói với tờ Business Insider rằng, “Thời điểm mà Steve Jobs trì hoãn mọi việc và thử những khả năng mới chính là những lúc hiệu quả nhất và nhiều ý kiến đa dạng được đưa ra thảo luận, thay vì đi theo lối mòn, những cách thông thường, quen thuộc, cũ kỹ”.

Giáo sư đại học Stanford John Perry cũng từng nói với Business Insider về tác dụng của “sự trì hoãn có kế hoạch". Nghĩa là bạn trì hoãn việc này để làm một việc khác cũng quan trọng không kém. “Đó là cách bạn trì hoãn nhưng vẫn tạo hiệu quả trong công việc”, Perry nói.