10 bí quyết nâng cao năng suất làm việc

Carey Gjokaj là CEO của Lifehack Bootcamp. Nhiệm vụ của bà là giúp đỡ mọi người cải thiện chất lượng làm việc nhằm tạo ra không gian và sự tự do trong cuộc sống.

Sau khi khảo sát 25 người có năng suất làm việc cao nhất thế giới, đúc kết từ kinh nghiệm của những tác giả sách, triệu phú, bình luận viên, diễn giả và doanh nhân, Carey Gjokaj đã rút ra 10 bí quyết về phương pháp duy trì hiệu suất suốt một ngày dài không khó khăn để áp dụng, chỉ cần bạn kiên trì:

1. Kiểm soát năng lượng và sự tập trung

Chúng ta đã từng rất xem trọng việc quản lý thời gian của mình. Đó là thói quen hình thành từ cuộc cách mạng công nghiệp, khi mà năng suất được đo đạc dễ dàng bằng số lượng thành phẩm sản xuất trong mỗi giờ. Nhưng ngày nay, công thức đó có vẻ không còn đúng cho mọi ngành nghề nữa.

Những yếu tố quấy nhiễu xuất hiện khắp các ngóc ngách trong nhà và văn phòng với tần suất trung bình 20 lần/giờ. Những nhân viên làm công việc trí thức phải cân bằng giữa một môi trường làm việc cạnh tranh, một gia đình êm ấm và những mỗi quan hệ xã hội phức tạp.

Chris Bailey – tác giả của The Productivity Project – đã nói: “Trạng thái tập trung quyết định nên trạng thái cuộc sống”. Không cần phải quá chú trọng rằng bạn làm được bao nhiêu thứ trong một giờ, cái quan trọng là duy trì sự tập trung và năng lượng để không rơi vào khủng hoảng.

2. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Những người năng suất nhất không quá đặt nặng việc họ phải hoàn thành mọi thứ. Thay vào đó, họ quan tâm đến khả năng chấp nhận hoặc từ chối một công việc. Danh sách công việc của họ hoàn toàn không có những việc dư thừa, không nắm chắc kết quả hoặc không quan trọng.

Thay vì buông xuôi theo dòng chảy cuộc sống, hãy chủ động và tự định đoạt mục tiêu tiên quyết cho hàng tuần, hàng tháng, hàng năm. Bạn có thể cảm thấy rất dễ dàng để đổ lỗi cho hoàn cảnh, cho sự thiếu động lực để đạt mục tiêu đã đặt ra, nhưng đó không phải là tác phong của một người chuyên nghiệp.

Sau cùng, như tác giả Jay Papasan đã nói: “Bạn có thể dùng tiền để mua thời gian trong tương lai, nhưng có dốc hết tài sản cũng không mua lại được khoảng thời gian đã phí hoài trong quá khứ”.

3. Hãy quan tâm đến "Deep work"

Khái niệm "Deep work" đưa ra bởi tác giả Cal Newport được định nghĩa là khả năng thực hiện các công việc trí tuệ trong trạng thái tập trung hoàn toàn. Kết quả của nó là tạo nên các giá trị mới và cải thiện kỹ năng.

Khái niệm này trái ngược với “công việc hời hợt”, những thứ không thật sự sử dụng tài năng mà lại tốn nhiều thời gian như trả lời email, họp hành,… Hay nói như Cal Newport thì “Công việc hời hợt trì hoãn sự phá sản của doanh nghiệp, còn "Deep work" giúp công ty lớn mạnh gấp mười lần”.

Newport cho rằng khả năng tập trung nên được đánh giá như một chỉ số thông minh trong thời đại kỹ thuật số đầy rẫy những yếu tố gây xao nhãng. Hầu như không ai có thể tránh khỏi chúng và tập trung thật cao độ được. Đối với những người làm việc trí thức, ông đưa ra công thức đánh giá chất lượng công việc:

[Chất lượng hoàn thành công việc = (thời gian hoàn thành) x (độ tập trung)]

Nói cách khác, chất lượng không chỉ phụ thuộc vào thời gian mà còn đòi hỏi tính tập trung cao độ.

4. Điều khiển tư duy chính là nền tảng của năng suất

Chúng ta thường nghĩ rằng những người làm việc năng suất ắt hẳn phải nắm giữ những kỹ thuật bí mật không thể nhận thấy bằng mắt thường. Nhưng không ngờ tất cả những thứ giúp họ luôn vững vàng trước mọi khó khăn và đạt được hiệu quả hoàn hảo lại được tóm gọn trong chỉ một khái niệm “Tư Duy”.

Caitlin Pyle, doanh nhân đã mang lại sự thành công cho Proofread Anywhere, đã từng nói: “Tư duy là nền tảng cho những thực tế mà chúng ta tạo nên”.

Những nhân viên năng suất dự đoán trước và tìm mọi cách để vượt qua các rào cản tâm lý làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của mình. Họ áp dụng thiền, chánh niệm và tự nhận thức để giữ cho tư duy của mình luôn trong trạng thái tập trung tích cực.

Natalie Sisson, nhà sáng lập của The Suitcase Entrepreneur, là một người hiểu rất rõ tư duy của mình. Trong thực tế, vừa qua bà đã dành ra một khoảng thời gian để nghỉ ngơi và điều chỉnh lại bản thân mình cho phù hợp với công việc. Đối với bà, bằng cách tự hỏi xem có công việc gì không thực sự có ích với bản thân sẽ xác định được những thứ làm trì trệ công việc và cuộc sống của mình.

5. Bắt đầu một ngày mới với thói quen “đêm hôm trước”

Thói quen buổi sáng đang trở thành một công thức thịnh hành cho sự thành công rực rỡ. Nhưng những người có năng suất làm việc cao biết rằng bí quyết để bắt đầu một ngày mới hoàn hảo chính là nằm ở đêm hôm trước.

Xây dựng một thói quen đêm trước đúng đắn giúp bản thân sẵn sàng đón nhận thành công của ngày hôm sau, bằng cách duyệt lại lịch trình, lên danh sách ưu tiên và điều chỉnh chúng cho phù hợp thực tế. Erik Fisher, phát thanh viên chương trình Beyond The To-Do List, gọi phương pháp này là “bước một chân vào ngưỡng cửa tương lai”. Giống như việc chuẩn bị cho một trận chiến, hãy tự ép buộc mình vào tư thế chiến đấu trước khi cuộc đời bắt bạn làm điều đó.

6. Kết hợp những việc tương tự lại với nhau để tối ưu hoá sự sáng tạo

Xếp những công việc với độ khó và kỹ năng tương tự nhau vào một nhóm chính là một cách đơn giản giúp chúng ta dễ thở hơn. Bằng việc gộp những công việc tương tự trong ngày (ví dụ như cố định thời gian nghe điện thoại từ 2 giờ đến 4 giờ chiều thay vì làm việc đó rải rác suốt cả ngày), bạn có thể giữ cho dòng chảy công việc được liền lạc. Điều này còn giúp não bộ dễ xử lý thông tin và giải quyết vấn đề, thay vì cứ nhảy đi nhảy lại giữa các nhiệm vụ không liên quan với nhau.

7. Đánh lừa não bộ để đạt năng suất tối ưu

Não bộ được mặc định bảo vệ chúng ta khỏi các nhân tố gây đau đớn. Nhưng chính điều đó lại là trở ngại mỗi khi chúng ta muốn nâng cao bản thân, vì để gặt hái một điều gì đó lớn lao hơn, chúng ta buộc phải chui ra khỏi vỏ kén an toàn của chính mình.

Tin tốt là những nhà tâm lý học, những chuyên gia và nhà tư tưởng học hiện đại đã đề xuất ra rất nhiều phương pháp để thoát khỏi sự kìm hãm của não bộ. Mel Robbins đã nói: “Bạn có thể đánh lừa não bộ của mình cho những mục tiêu lớn lao”. Nguyên tắc 5 giây do bà đề ra đã đánh đổ một loạt nguyên lý tâm thần học và những quy trình cố hữu làm cho chúng ta luôn ở trong tình trạng trì trệ, trốn tránh và bị động.

8. Tìm kiếm sự mới lạ trong những công việc hàng ngày

Những người năng suất nhất, thành công nhất luôn tìm kiếm sự mới mẻ mỗi ngày. Lewis Howes áp dụng nguyên lý này trong những nhiệm vụ hàng ngày – từ chế độ tập luyện căng thẳng, đến chương trình phát thanh và viết những cuốn sách bán chạy nhất. Đối với ông, nếu còn cảm giác an toàn tức là chưa đặt vào đủ tâm huyết, "cách duy nhất để tiến bộ chính là thường xuyên đặt mình vào những việc chưa bao giờ làm", ông nói.

Theo Charlie Hoehn, diễn giả TEDx và chuyên gia marketing, tác giả những cuốn sách bán chạy nhất, làm quen với việc giải quyết thất bại giúp chúng ta trở nên tự tin hơn và tiến những bước thật dài trong công việc.

9. Kiên quyết bảo vệ khoảng thời gian dành cho sáng tạo

Thời gian trôi nhanh đến không ngờ. Những người năng suất sẽ chủ động tìm kiếm mọi cách để giữ gìn khoảng thời gian quý giá dành cho những công việc mang tính sáng tạo.

Amy Porterfield, chuyên gia về tiếp thị trực tuyến, đã đánh một cái dấu thật to trên lịch của mình cho công việc với tiêu đề: “Tiger Time”. Cô ấy tuân thủ theo lịch trình này đến mức sẽ sẵn sàng dẹp bỏ bất kỳ thứ gì có thể gây phiền phức đến công việc đó, bao gồm cả một bữa tiệc ở ngay tầng dưới căn hộ của mình.

Những nhà văn và nhà sản xuất nội dung thì rất chú trọng đến buổi sáng của họ. Todd Henry, tác giả của 3 (và sắp tới sẽ là 4) quyển sách về giải phóng tiềm năng của con người, cũng nằm trong số đó. Khi ông ấy cảm thấy không muốn viết hoặc chuẩn bị cho chương trình phát thanh sắp tới, ông sẽ nhắc nhở bản thân rằng ông muốn “chết một cách thanh thản”, hay nói cách khác, ông không muốn tác phẩm xuất sắc nhất sẽ bị chôn theo mình ngay khi nó còn chưa kịp phát hành.

10. Giữ gìn các mối quan hệ

Clinton Senkow, đồng sáng lập và COO của Influencive, đã thừa nhận sự quan trọng của các mối quan hệ trong những thành công mà ông gặt hái được suốt những năm qua. Một cách ngắn hạn, bỏ thời gian ra để tìm hiểu và xây dựng quan hệ với một người nào đó có vẻ như vô nghĩa. “Nhưng đó là một chiến thuật đường dài, vì chính những mối quan hệ đó là đòn bẩy bất ngờ cho tương lai của bạn”, ông chia sẻ.

Bí quyết đó trở nên đặc biệt hữu ích vào thời điểm hiện tại, khi chúng ta đang nỗ lực từng ngày tìm kiếm cho mình một vị trí trên thế giới, những mối quan hệ đã được duy trì và phát triển trong quá khứ chính là thứ làm chúng ta trở nên nổi bật so với số đông còn lại.