Phương pháp 'Timeboxing' của Elon Musk để quản lý thời gian hiệu quả như thế nào?

Một trong những tài sản lớn nhất hiện nay trong thế giới bận rộn này là kỹ năng quản lý thời gian. 

Nó không chỉ có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp bạn đạt được một chặng đường dài về mặt đạt được các mục tiêu cá nhân cũng như nghề nghiệp.

Rất nhiều người tự hỏi 'quản lý thời gian là gì' và thử làm nhiều việc khác nhau như lập danh sách việc cần làm hoặc viết ra lịch trình của họ trước một ngày.

Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, mọi người cuối cùng sẽ bị choáng ngợp và loại bỏ hoàn toàn danh sách hoặc cuối cùng chỉ hoàn thành 'nhiệm vụ dễ dàng hơn' trong khi bỏ qua những việc quan trọng nhất.

Do đó, một đặc điểm quan trọng của việc có kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc là nó giúp bạn tập trung vào việc xác định các nhiệm vụ quan trọng hơn và sắp xếp thứ tự ưu tiên thời gian cho phù hợp.

Elon Musk là một ví dụ thú vị về một người quản lý thời gian của mình tốt đến mức có thể làm việc 100 giờ một tuần mà vẫn cố gắng dành thời gian cho sở thích, gia đình và thể dục của mình.

Elon Musk quản lý thời gian của mình như thế nào?

Elon Musk nổi tiếng với việc sử dụng các phương pháp để quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả.

Nhiều người gọi ông là 'siêu nhân' vì kỹ năng quản lý thời gian đáng kinh ngạc.

Vì vậy, làm thế nào để ông làm điều đó? Nó đơn giản!

Musk ta sử dụng tính năng chặn thời gian từ khi thức dậy vào buổi sáng, nơi anh ta chỉ định mỗi khối thời gian cho một nhiệm vụ nhất định mà anh ta cần hoàn thành vào một ngày nhất định.

Chia sẻ về công việc điều hành doanh nghiệp mỗi ngày, Musk cho biết ông làm việc rất nhiều.

"Thông thường tôi họp hành tới tận 1-2 giờ sáng. Thứ Bảy, Chủ Nhật thường không họp nhưng cũng thi thoảng", Musk chia sẻ trong một chương trình phát thanh mới đây.

Dù họp hành nhiều, nhưng Musk khuyên các CEO không nên lãng phí thời gian vào những cuộc họp vô giá trị, không giúp cho mọi thứ tốt lên và nên cố gắng họp ít nhất có thể.

"Họp hành quá nhiều là nhược điểm của các công ty lớn và điều này ngày càng tệ hơn theo thời gian", Musk chia sẻ trong thư gửi nhân viên Tesla vào năm 2018 khi đề cập đến năng suất làm việc. "Hãy hủy bỏ các cuộc họp thường xuyên, trừ khi phải xử lý một vấn đề cực kỳ cấp bách".

Ông cho rằng nếu nhất định phải họp, cần đảm bảo rằng cuộc họp mang đến giá trị gì đó cho những người tham gia.

Với quỹ thời gian 24 giờ mỗi ngày, để tối đa hóa thời gian làm việc, Musk thường ngủ ít nhất có thể. 

"Tôi ngủ khoảng 6 giờ mỗi tối", Musk nói trong chương trình. "Tôi từng cố ngủ ít hơn nhưng hiệu quả làm việc lại giảm xuống. Nhưng bản thân thôi không muốn ngủ hơn 6 tiếng mỗi ngày". 

Trước đây, Musk từng chia sẻ ông làm việc tới 17 giờ/ngày, thậm chí có hôm ông ngủ luôn trên sàn tại Tesla, theo Wall Street Journal.

"Từng có thời điểm, một vài tuần gì đó... tôi chỉ ngủ vài giờ, rồi lại làm việc, suốt cả tuần như vậy", Musk chia sẻ trong một chương trình vào tháng 11/2018 khi nhớ lại khoảng thời gian Tesla gấp rút đẩy mạnh sản lượng xe Tesla Model 3. "Có tuần tôi làm việc tới 120 giờ (hơn 17 giờ/ngày)". 

Định luật Parkinson

Có khá nhiều người chỉ trích phương pháp này, bởi họ cho rằng việc lên lịch trình trước cho cả một ngày chỉ biến bạn trở thành một con robot.

Tuy nhiên, đây thực ra là một lối suy nghĩ khá sai lầm. Việc lên lịch trước cho một ngày nghĩa là bạn sẽ phải tôn trọng kế hoạch đã được định trước và bạn sẽ có ít thời gian rảnh rỗi linh tinh hơn.

Và ai cũng biết mà, nhàn cư vi bất thiện, khoảng thời gian rảnh rỗi không có việc gì làm đôi khi lại là một điều vô cùng xấu.

Theo định luật Parkinson, công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian chúng ta ấn định cho nó.

Vậy nên, về cơ bản, phương pháp Timeboxing giúp bạn tạo ra giới hạn có ích để có thể thực sự làm việc hiệu quả.

Điều trước tiên và quan trọng nhất, nó khiến bạn phải lựa chọn rất nhiều trong những lúc bạn không làm việc vì bạn đang tôn trọng kế hoạch đã đề ra nên bạn dành ít thời gian hơn cho việc phải suy nghĩ xem mình phải làm gì trước.

Thứ hai, vì lượng thời gian của bạn bị giới hạn, bạn sẽ không lãng phí nó và biết sắp xếp chúng một cách hiệu quả hơn.

Ví dụ: nếu bạn đã chỉ định 2 phút để viết và gửi email, bạn sẽ kết thúc việc gửi email quan trọng đó trong vòng hai phút. Tuy nhiên, nếu bạn có cả ngày để viết email đó rất cẩn thận, bạn có thể sẽ mất cả ngày.

Do đó, hầu hết mọi người đều làm việc hiệu quả hơn nếu họ thiếu thời gian và hộp thời gian giúp giải quyết Quy luật Parkinson. Nó tự động giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Phương pháp này giúp bạn ghi lại những công việc mình đã làm, vì vậy, vào cuối tuần hoặc cuối này, bạn sẽ biết được chính xác bạn đã hoàn thành được bao nhiêu công việc đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của mình.

Từ cuối cùng

Tóm lại, sử dụng phương pháp quản lý thời gian của Elon Musk có thể giúp bạn đi một chặng đường dài trong việc quản lý các hoạt động hàng ngày và cũng tăng năng suất của bạn.

Đã có nhiều nghiên cứu và tìm hiểu về quản lý thời gian, và Luật Parkinson dường như phù hợp với hầu hết các trường hợp.

Do đó, một trong những cách tốt nhất để đối phó là sử dụng các phương pháp hộp thời gian hoặc chặn thời gian.

Cách áp dụng của Elon Musk là giới hạn cho những công việc của mình chỉ trong 5 phút. Ví dụ, Elon Musk chỉ cho phép mình ăn bữa trưa của mình trong vòng 5 phút hoặc ít hơn, thường là vào giờ nghỉ giữa một cuộc họp. Tuy vậy, bạn có thể làm theo phương pháp này theo một phiên bản "dễ thở" hơn theo những gợi ý sau:

Chia trang giấy ra làm 2 cột và cột thứ nhất là để ghi lại kế hoạch ban đầu. Sau đó, nếu kế hoạch thay đổi hay có điều gì gián đoạn trong ngày, bạn sẽ xem lại kế hoạch ở cột bên cạnh và sau đó tiếp tục công việc từ thời điểm đó.

Ước lượng thời gian cho từng kế hoạch cụ thể. Bạn cũng nên thiết lập một số khung thời gian ngắn giữa những kế hoạch đã vạch ra để giải quyết những việc xảy ra ngoài kế hoạch. Đôi khi những việc đột xuất bạn phải giải quyết ngay lập tức và có thể nằm trong khung thời gian đã được lên kế hoạch trước cho việc khác. Trong trường hợp như vậy, khung thời gian dự phòng sẽ giải quyết được vấn đề.

Để ước lượng thời gian một cách tốt nhất, bạn nên theo dõi sát sao thời gian biểu của mình. Nếu không, bạn có thể sử dụng ứng dụng Toggle, có cả phiên bản máy tính lẫn thiết bị di động.

Về cơ bản, bạn chỉ cần ghi ra bạn sẽ làm gì (bạn có thể gắn thẻ nếu muốn) và nhấn bắt đầu công việc. Sau đó khi đã hoàn thành, bạn nhấn vào kết thúc.

Việc theo dõi thời gian qua ứng dụng này dần dần sẽ giúp bạn biết được mỗi việc mình làm tốn bao nhiêu thời gian, và bạn bắt đầu có thể so sánh được sự chênh lệch giữa ước tính ban đầu với số liệu thực tế.

Từ đó bạn có thể bắt đầu tính đoán trong đầu và dự đoán tốt hơn.

Chia sẻ Chia sẻ

Chia sẻ

Lưu tin