Học cách gửi email qua cuốn sách 'Văn hóa email'

Chúng ta ngày càng mất nhiều thời gian hơn để đọc, viết và quản lý email. Nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng công cụ này để làm việc hiệu quả hơn. Bạn đừng nghĩ viết email chỉ đơn giản là gửi đi vài dòng chú thích qua loa, cung cấp nội dung và hình ảnh cho người nhận.

Tác giả Shirley Taylor nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng email nhiều hơn thế nữa: “Nếu cái bắt tay hay ánh mắt khi giao tiếp có thể gây một ấn tượng mạnh mẽ về bạn và tổ chức của bạn trong mắt người khác, thì cách bạn làm việc với email cũng vậy. Cho dù bạn đang viết một lá thư cảm ơn, biên bản cuộc họp, một hợp đồng hay bài giới thiệu bán hàng thì những gì bạn viết đều ảnh hưởng đến cách mà người khác nghĩ về bạn, cũng như ảnh hưởng đến hình ảnh tổ chức của bạn.”

Thời đại bây giờ là thời đại của email khi hầu như mỗi người chúng ta hằng ngày đều phải kiểm tra mail, dùng mail để liên lạc với gia đình, bạn bè ở xa, các đối tác kinh doanh từ bất cứ đâu. Dưới góc nhìn của Shirley Taylor, nếu e-mail cá nhân, chúng ta có thể viết với văn phong thoải mái thì email cho mục đích kinh doanh là một vấn đề khác.

Bìa quyển sách "Văn hóa email".

Một email được soạn thảo tốt sẽ mang tính chuyên nghiệp, khiến người khác cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với bạn và muốn làm việc với bạn hơn. Văn hóa email thuộc bộ sách Kỹ năng thành công so ST Training Solutions thực hiện. Cuốn sách bao gồm 216 chương với 10 bí quyết chính cho kỹ năng viết email: Thời đại của email, tiềm năng và cạm bẫy của email, quản lý hộp thư, tạo ấn tượng tốt, cách viết một email hay, lập dàn ý và cấu trúc email, tạo lập và phát triển mối quan hệ, chuẩn mực ứng xử trong email, sử dung email an toàn, an toàn và bảo mật

Email giúp tăng cường hiệu quả công việc

Liên tục cập nhật email là một điều quan trọng, nó giúp chúng ta có thể giữ liên hệ với khách hàng và đồng nghiệp dễ dàng hơn. Nhưng bạn không nên xem email là một thứ hiển nhiên. Công nghệ này chỉ nên được xem là một công cụ để giúp cải thiện giao tiếp chứ không phải là thay thế cho giao tiếp.

Hãy nhớ rằng email chỉ là một thứ “phụ gia”, nó không thể nào thay thế được sự tương tác giữa người với người.

Hãy xem qua một số cách nữa giúp tăng tính hiệu quả mà email có thể đem lại cho chúng ta:

Cập nhật thông tin: E-mail giúp chúng ta nắm bắt tin tức kịp thời cũng như gởi thông tin đến người khác hiệu quả hơn so với khi không sử dụng email.

Cải thiện việc quản lý dự án: Với một cộng đồng toàn cầu như hiện nay, việc những người đến từ các công ty, địa điểm và múi giờ khác nhau cùng nhau làm việc trong một dự án có thể sẽ rất khó khăn. Email giúp quá trình này diễn ra dễ dàng hơn.

Xây dựng đội ngũ: E-mail giúp làm việc nhóm hiệu quả hơn. Tất cả thành viên trong nhóm đều nắm được các mục tiêu chung và vì thế họ có thể nhận ra tầm quan trọng của việc hồi đáp kịp thời với mọi thưchung được gởi tới. Dĩ nhiên, họ cũng cần những phần mềm tương thích để có thể đính kèm tập tin và mởchúng ra.

Giao tiếp toàn cầu: Với kết nối Internet, việc vượt qua khỏi giới hạn của một tổ chức là hoàn toàn có thể. Bạn có thể tham gia các nhóm thảo luận, gởi email về các chủ đề yêu thích của mình, cũng như có thể tham gia vào các cuộc thảo luận cùng hàng ngàn người trên khắp thế giới.

Quản lý thông tin lưu trữ tốt hơn: Email đang dần thay thế các cuộc gọi, thư tay, ghi chú,... Vì thế, khi thông tin tập trung lại một chỗ, công việc quản lý sẽ dễ dàng hơn. Mọi thư từ liên quan đến một chủ đề cụ thể đều có thể được lưu trữ trong một thư mục đặc biệt. Ngoài ra, chỉ với một lệnh tìm kiếm, bạn đã có thể nhanh chóng tìm được tất cả những thư phù hợp tiêu chí đưa ra.

Họp qua mạng: Trước khi email được phát minh,một cuộc họp được hiểu là việc gặp mặt trực tiếp. Đôi khi rất khó để nhiều người cùng tập trung tại một địa điểm trong cùng một thời gian – với áp lực của công việc, có thể mất cả tuần hoặc hơn để tất cả mọi người có thể thống nhất được lịch họp. Email giải quyết được vấn đề này. Chúng ta chỉ cần gởi một lá thư đến những người có liên quan. Các vấn đề hay sự cố sẽ được đưa ra thảo luận như một cuộc trao đổi bình thường và mọi người đều có một biên bản về cuộc họp đó, sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Hợp tác làm việc: Email khiến việc chia sẻ hình ảnh, đồ họa, tập tin hay thậm chí các đoạn phim dễ dàng và tiết kiệm hơn. Cho dù người nhận là đồng nghiệp ngồi ở phòng bên cạnh hay cách nửa vòng trái đất, khoảng cách không còn là vấn đề nữa.

Hầu hết chúng ta đều muốn mình làm việc hiệu quả và trở nên xuất sắc trong công việc, bạn chọn đọc quyển sách này có nghĩa là bạn muốn những gì bạn viết trong email sẽ giúp ích cho bạn chứ không phải gây cản trở; bạn muốn tăng cường uy tín của mình như một người cẩn trọng trong giao tiếp, sử dụng email có suy tính; bạn cũng quan tâm đến việc sử dụng email để thể hiện hình ảnh của bạn và công ty một cách tích cực nhất .

“Tôi mong bạn sẽ thực hành theo các chỉ dẫn mà tôi đã chia sẻ trong quyển sách này, và thấy chúng thật hữu ích.” – Shirley Taylor