Giao tiếp là kỹ năng vô cùng quan trọng giúp người lãnh đạo doanh nghiệp đi đến thành công

Năng lực hàng đầu của người lãnh đạo hiện nay, bên cạnh những kỹ năng cứng có thể lượng hoá được, kỹ năng mềm được đánh giá là yếu tố không thể thiếu. Trong đó, giao tiếp là kỹ năng vô cùng quan trọng, giúp người lãnh đạo đi đến thành công.

Dưới đây là những kỹ năng giao tiếp đặc biệt quan trọng đối với một người lãnh đạo.

Biết cách lắng nghe

Khác với "nghe" của trạng thái tiếp nhận thông thường. Kỹ năng này là nghe một cách chuyên nghiệp.

Kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất đối với nhà lãnh đạo là khả năng lắng nghe. Các kỹ năng nghe chuyên nghiệp bao gồm lắng nghe thông điệp, lắng nghe để cảm nhận bất kỳ cảm xúc nào phía sau thông điệp và xem xét các câu hỏi liên quan về thông điệp đó.

Tiếp nhận thông tin từ cuộc trò chuyện có nghĩa là nghe chính xác sự thật, không bị chi phối bởi phán đoán chủ quan hoặc phân tâm bởi những suy nghĩ khác. Điều không kém quan trọng khi lắng nghe là phải tiếp nhận được bất kỳ trạng thái cảm xúc nào của đối tượng. Những trạng thái đó luôn được biểu cảm thông qua ngôn từ, câu nói được sử dụng hay dấu hiệu khác của cảm xúc.

Các nhà lãnh đạo có thể rèn luyện phương pháp nghe chuyên nghiệp bằng cách sử dụng vai trò của bản thân, qua đó khuyến khích người nói cởi mở hơn trong việc cung cấp những thông tin cần thiết.

Khen ngợi và tưởng thưởng

Mọi người làm việc nhiều hơn không vì tiền lương, mà còn muốn được chú ý và khen ngợi vì hiệu quả công việc của mình.

Khen ngợi, tưởng thưởng chính xác và công bằng là cách hiệu quả nhất để khuyến khích mọi người cống hiến. Đó không phải là vật chất, mà mang giá trị tinh thần rất lớn. Một lời khen kịp thời luôn có sức tác động lớn, chẳng hạn: “Tôi nhận thấy bạn đã dành thêm thời gian để đảm bảo nhân viên mới có một ngày đầu tiên tuyệt vời. Cô ấy rất vui mừng về công ty và công việc mới của mình. Rất cảm ơn bạn!”.

Ngoài khen ngợi bằng lời, tuỳ trường hợp cụ thể, nhà lãnh đạo có thể tặng giấy khen, vì chúng có thể được mọi người đọc lại.

Phân công nhiệm vụ rõ ràng

Một nhiệm vụ cụ thể cần nhân sự giải quyết luôn đòi hỏi người lãnh đạo cân nhắc về những gì cần phải làm. Người lãnh đạo giỏi luôn suy nghĩ về “ai”, “cái gì”, “khi nào”, “ở đâu”, “tại sao” và “cách thức” cho nhiệm vụ đó.

Đồng thời, nhà lãnh đạo phải giải thích cho những người được chọn tầm quan trọng của nhiệm vụ, đặc biệt là về thời hạn. Bởi lẽ nhân viên có thể không nhận ra rằng, công việc của họ chỉ là một phần của hàng loạt nhiệm vụ cho dự án lớn. Mọi người thích biết lý do họ đang làm gì đó. Qua đó thiết lập thời gian phù hợp với yêu cầu tiến độ.

Họp hay thư điện tử?

Cuộc họp hiệu quả là gì, xét từ quan điểm của nhà lãnh đạo?

Tiền lương bình quân tính theo giờ của mỗi người được mời tham dự, cộng với thời lượng của cuộc họp theo dự kiến là yếu tố quyết định xem cuộc họp có đáng giá hay không.

Nhưng trước khi nghĩ đến tổ chức cuộc họp, nhà lãnh đạo luôn xem xét liệu 1 thư điện tử có làm tốt việc chuyển tải thông tin hay không?

Nếu buộc phải tổ chức cuộc họp nhằm mục đích chia sẻ thông tin, hãy hỏi những người tham dự những câu hỏi kín (có hoặc không), hơn là những câu hỏi mở để nhận lại những câu trả lời không hồi kết và ít có giá trị. Điều đó chỉ làm mất rất nhiều thời gian của mọi người và của công ty.

Còn nếu qua thư điện tử, hãy đặt câu hỏi mở (chẳng hạn như "Suy nghĩ của bạn về ...") để khuyến khích mọi người thoải mái trong việc chia sẻ ý tưởng, thay vì hỏi họ tại cuộc họp. Cần nhớ rằng, những nhân viên hướng nội, ít cởi mở có thể có những ý tưởng tuyệt vời, nhưng thường e ngại phát biểu trong một cuộc họp.

Lời nói và phi ngôn ngữ

Nhân viên luôn quan sát chặt chẽ người đứng đầu của họ. Ngay cả khi vừa nhận được tin xấu, nhà lãnh đạo cũng có thể được quan sát rất kỹ bởi bất kỳ nhân viên nào. Tin đồn trong giới nhân viên lan truyền rất nhanh. Cho nên hãy chủ động mỉm cười và nói "xin chào" với từng nhân viên khi vừa gặp mặt.

Nhà lãnh đạo có sức cuốn hút và tầm ảnh hưởng luôn hành động tích cực thông qua giao tiếp bằng lời nói và cử chỉ.

Kỹ năng giao tiếp là điều cần thiết cho công việc lãnh đạo và cả trong kinh doanh. Sử dụng những chiến lược này sẽ giúp bạn trở thành nhà lãnh đạo có khả năng giao tiếp tuyệt vời.