7 gợi ý có thể giúp doanh nghiệp nhỏ đương đầu với dịch COVID-19

Bảo vệ đội ngũ nhân viên

Covid-19 là cuộc khủng hoảng của hầu hết mọi quốc gia đang trong tâm dịch, từ đó thay đổi thói quen và hành vi của quốc gia đó theo từng ngày. Đối với các công ty, kinh doanh như thường lệ không phải là lựa chọn tốt. Họ nên bắt đầu bằng cách thiết lập và thực hiện kế hoạch hỗ trợ nhân viên phù hợp với các nguyên tắc cố hữu. Một số công ty đang tích cực thực hiện kỹ thuật quản trị benchmarking (so sánh tình hình hoạt động giữa các tổ chức khác nhau nhưng cùng lĩnh vực, hay các bộ phận trong cùng tổ chức) để xác định chính sách và mức độ hỗ trợ phù hợp với nhân viên của mình.

Trong thời gian gần đây, chúng ta đã thấy được một vài doanh nghiệp có cách thức quản lý rõ ràng và đơn giản đối với các chi nhánh tại địa phương trước Covid-19 (song vẫn tuân thủ hướng dẫn của WHO, CDC và các cơ quan ý tế khác), đồng thời cho phép họ chủ động hơn trong việc phòng ngừa dịch bệnh đang lan nhanh. Quyền tự chủ này này kết hợp với giao tiếp hai chiều nhằm cung cấp không gian làm việc và sinh hoạt an toàn cho đội ngũ nhân viên, đảm bảo việc giám sát và tuân thủ chính sách mới.

Thiết lập nhóm phản hồi chéo về COVID-19

CEO của các công ty nên đưa ra chỉ thị trực tiếp nhằm dẫn dắt và đề nghị các thành viên từ mọi lĩnh vực cùng nhau hỗ trợ. Hơn nữa, trong hầu hết trường hợp, các thành viên trong nhóm cần rời khỏi vị trí hàng ngày và dành phần lớn thời gian đấu tranh với virus.

Một số quy trình làm việc sẽ phổ biến với hầu hết công ty: a) đảm bảo sức khỏe và phúc lợi cho nhân viên để hoàn thành nhiệm vụ; b) kiểm tra áp lực tài chính và xây dựng kế hoạch dự phòng; c) giám sát chuỗi cung ứng, phản ứng nhanh và khả năng phục hồi lâu dài; d) phản hồi bán hàng & marketing đối với cú sốc nhu cầu; e) phối hợp và liên hệ với các tổ chức liên quan.

Các đội nhóm phụ này sẽ xác định các mục tiêu cụ thể trong vòng 48 giờ tới, được điều chỉnh liên tục như các mục tiêu hàng tuần, tất cả dựa trên kịch bản lập kế hoạch theo thỏa thuận của công ty. Nhóm phản hồi nên tuân thủ nhịp điệu và kỷ luật vận hành đơn giản, tập trung vào đầu ra và quyết định.

Đảm bảo tính thanh khoản

Các doanh nghiệp cần xác định những kịch bản có thể xảy ra với bối cảnh công ty. Với các tình huống nguy cấp ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí, các công ty có thể xác định số đầu vào qua phân tích và số liệu từ chuyên gia. Các doanh nghiệp cũng nên lập mô hình tài chính riêng (dòng tiền, P&L, bảng cân đối) trong từng kịch bản và xác định các yếu tố kích hoạt có thể làm giảm thanh khoản. Với mỗi sự cố, họ cũng cần có động thái ổn định tổ chức (tối ưu hóa các tài khoản phải trả và phải thu, giảm chi phí, thoái vốn và M&A).

Ổn định chuỗi cung ứng

Các công ty cần xác định mức độ và thời gian tiếp xúc với chuỗi cung ứng, bao gồm nhà cung cấp 1, 2, 3 và mức độ tồn kho. Hầu hết các công ty chủ yếu tập trung vào mức độ ổn định ngay lập tức, do hầu hết các nhà máy Trung Quốc nói riêng hay vùng tâm dịch nói chung đang ở chế độ tái khởi động.

Họ cũng cần xem xét phân phối các bộ phận quan trọng, đặt trước các tuyến đường sắt, đường hàng không, sử dụng cổ phiếu sau bán hàng làm cầu nối cho đến khi việc sản xuất tái khởi động, có mức độ ưu tiên cao hơn từ các nhà cung cấp, và tất nhiên, hỗ trợ tái khởi động nhà cung cấp. Các công ty cũng nên bắt đầu lập kế hoạch để quản lý nguồn cung cho các sản phẩm mà khi nguồn cung trở lại, có thể có nhu cầu tăng đột biến do tích trữ.

Trong một số trường hợp, sự ổn định trung và dài hạn có thể được bảo đảm, đòi hỏi việc liên tục cập nhật kế hoạch về nhu cầu, ổn định mạng lưới và tìm kiếm, đẩy nhanh trình độ của các nhà cung cấp mới.

Đầu tư vào phân khúc khách hàng cốt lõi

Các công ty vượt qua được quãng thời gian gián đoạn thường thành công vì họ đầu tư vào phân khúc khách hàng cốt lõi, và dự đoán hành vi của nhóm tiêu dùng này. Ví dụ, tại Trung Quốc, trong khi nhu cầu của người tiêu dùng giảm, rõ ràng nó không hề biến mất. Người dân đã chuyển sang mua sắm trực tuyến cho tất cả các loại hàng hóa, từ thực phẩm đến xa xỉ phẩm. Các công ty cũng nên đầu tư vào trực tuyến như một cách tận dụng ưu thế mảng phân phối này.

Các nhà máy bia, rượu châu Âu chuyển sang sản xuất nước rửa taydo nhu cầu tăng cao trong mùa dịch COVID-19.

Thực thi kế hoạch

Nhiều doanh nghiệp hàng đầu không đầu tư thời gian để phân tích và lên kế hoạch cho đại dịch. Ngay từ bây giờ, các công ty có thể sử dụng hình thức mô phỏng (tabletop simulations) nhằm xác định và xác minh các giai đoạn phản ứng khác nhau (bao gồm kế hoạch dự phòng và phản hồi toàn diện). Việc mô phỏng nên làm rõ ai làm chủ quyết định, nhằm đảm bảo vai trò của từng thành viên trong nhóm.

Xác định mục tiêu

Doanh nghiệp chỉ mạnh khi cộng đồng quanh nó vững mạnh. Vì thế, các công ty nên tìm cách hỗ trợ giảm thiểu sự bùng phát của đại dịch bằng cách cung cấp tiền, thiết bị và chuyên môn. Trong tình huống hiện tại, một vài công ty đã chuyển sang hình thức sản xuất sản xuất quần áo và khẩu trang y tế.

Bên dưới là checklist có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát từng kế hoạch hành động trong thời gian khó khăn này.