7 bài học vàng trong quản lý thời gian từ các CEO thành công nhất

Trong hàng ngũ lãnh đạo cấp cao, Giám đốc điều hành (CEO) luôn là vị trí trọng tâm và được biết đến nhiều nhất. Tuy nhiên, ít ai biết được tính chất cũng như khối lượng công việc thật sự của họ. Đằng sau ánh hào quang và sự đẳng cấp mà vị trí này mang lại, nhà lãnh đạo phải trải qua những gì?

Một ngày 24 giờ, họ đã làm như thế nào để có thể hoàn thành một khối lượng lớn công việc như vậy? Nếu học hỏi được những kinh nghiệm này, chúng ta sẽ có cuộc sống suông sẽ và thành công hơn.

Ảnh: CNN

Các CEO vẫn có thời gian cố định và lịch làm việc luôn dày đặc các ghi chú. Mọi người đều muốn sự góp mặt của CEO trong vấn đề chủ chốt. Họ không thể thiếu trong các cuộc họp của Hội đồng quản trị, ban Giám đốc, cuộc gặp khách hàng, nhà đầu tư, giới truyền thông và ký các quyết định quan trọng.

Thêm vào đó, CEO vẫn có những nhu cầu cá nhân như nghỉ ngơi, thư giãn , dành thời gian cho gia đình, tập thể dục và cuộc hẹn khám bác sĩ. Đó là lý do tại sao những nhà lãnh đạo công ty phải rất sáng suốt trong cách họ sử dụng gian của mình.

Một nghiên cứu chuyên sâu đã được tiến hành để tìm hiểu về cách các CEO phân bổ thời gian của mình. Các Giám đốc điều hành sẽ được theo dõi suốt ba tháng về cách họ “chi tiêu” mỗi giờ. Cho đến nay, nghiên cứu có 60.000 giờ dữ liệu từ 27 CEO của các công ty lớn, chủ yếu là công ty nổi tiếng. Theo Michael Porter, giám đốc Viện Chiến lược và Cạnh tranh tại trường kinh doanh Harvard và Nitin Nohria - hiệu trưởng của trường, trung bình các CEO làm việc 62,5 giờ mỗi tuần.

Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, các CEO dành khoảng 4h mỗi ngày để làm việc vào hầu hết cuối tuần và khoảng 2,5 giờ/ngày trong các kỳ nghỉ.

Cách các CEO phân bổ thời gian và sự hiện diện của họ rất quan trọng. Nó không chỉ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của riêng họ mà còn cho hiệu suất của các công ty. Vậy với thời gian không nhiều như thế họ có chiến lược gì? Dưới đây là 7 kinh nghiệm vàng được các bị Giám đốc điều hành áp dụng:

Rút ngắn thời gian cuộc họp

Các CEO tham gia khảo sát cho biết khoảng 1/3 các cuộc họp của họ trung bình kéo dài khoảng 1 giờ, trong khi đó khoảng 38% diễn ra lâu hơn.

Thời gian “tiêu chuẩn” dành cho các cuộc họp nên được xem xét theo hướng cắt ngắn. Việc này có thể giúp gia tăng đáng kể hiệu quả làm việc của các CEO. Họ cho biết các cuộc họp 1 giờ thường có thể cắt xuống còn 30 phút hoặc thậm chí 15 phút.

Dành thời gian làm việc một mình

Các CEO là người đưa ra định hướng, tầm nhìn, hoạch định chiến lược của công ty và truyền tải những điều đó cho các cổ đông. Và rất khó để làm được điều đó nếu không có đủ thời gian. Trung bình các CEO tham gia khảo sát dành khoảng 28% thời gian để làm việc một mình, trong đó đa số dành khoảng một giờ hoặc ít hơn.

Các CEO cần tận dụng khoảng thời gian ý nghĩa để làm việc một mình và tránh xao nhãng khi cố gắng xử lý những vấn đề phát sinh.

Giao việc nhiều hơn 

Can thiệp quá sâu vào hoạt động hàng ngày có thể khiến các CEO không còn thời gian cho những việc quan trọng nhất.

Porter và Nohria phát hiện ra rằng nhiều CEO gặp khó khăn trong việc thoát khỏi vai trò giám đốc điều hành hay vị trí chủ tịch họ từng đảm nhận trước đó. Một số cũng quên mất rằng đội ngũ quản lý cấp cao là những người chịu trách nhiệm chính trong nhiều hoạt động đánh giá và thông báo cho CEO theo định kỳ.

Sử dụng email ít hơn 

Các CEO cho biết họ dành khoảng 61% thời gian cho việc tương tác trực tiếp và khoảng 24% qua những hình thức điện tử. Dù email là một hình thức giao tiếp hiệu quả, nhưng nó cũng gây lãng phí thời gian.

Họ nhận ra rằng phần lớn các email có nội dung về những vấn đề mà họ không cần phải can thiệp và chúng thường kéo họ vào luồng vận hành không có điểm dừng.  Họ để cho trợ lý phân loại email và giao việc xử lý các vấn đề hàng ngày cho cấp dưới.

Ngoài ra, việc gửi quá nhiều email cũng khiến công việc trở nên kém hiệu quả. Email từ CEO có thể tạo ra một vòng tròn giao tiếp luẩn quẩn và tạo ra các quy tắc sai lầm, đặc biệt là khi chúng được gửi vào đêm muộn, cuối tuần hoặc vào kỳ nghỉ. 

Không lên lịch trình cho từng phút 

Các CEO tham gia khảo sát trung bình dành khoảng 25% thời gian của mình cho các vấn đề phát sinh. Theo Porter và Nohria, điều này rất quan trọng, giúp các CEO có thể luôn sẵn sàng cho những cuộc họp bất ngờ hoặc giải quyết những vấn đề phát sinh lớn.

Giữ tương tác với nhân viên

Các CEO tham gia khảo sát dành khoảng 14% của mình cho các quản lý cấp thấp và khoảng 6% cho các nhân viên bình thường. 

Các CEO phải ở trạng thái có thể tiếp cận được và tìm cách để tương tác một cách có ý nghĩa với nhân viên ở tất cả các cấp độ. Điều này không chỉ giúp họ nắm bắt được điều gì đang diễn ra tại công ty, mà còn giúp họ định hướng cũng như truyền tải các giá trị của tổ chức tới đội ngũ nhân viên. Việc này cũng giúp các CEO hiểu hơn về những vấn đề của nhân viên. 

Theo Porter và Nohria: Quan hệ với nhân viên ở nhiều cấp độ khác nhau giúp các CEO xây dựng niềm tin, uy tín trong mắt nhân viên - điều rất quan trọng trong việc tạo động lực và giành được sự ủng hộ của họ.

Dành thời gian cho cuộc sống riêng

Các CEO tham gia khảo sát luôn biết rằng họ cần phải nghỉ ngơi và sinh hoạt lành mạnh. Trung bình họ ngủ khoảng 7 giờ mỗi đêm. Khoảng 9% thời gian (45 phút) ngoài công việc của họ được dành để tập thể dục, thể thao. Các hoạt động ngoài công việc chiếm khoảng 25% (tương đương 6h/ngày) thời gian của họ, trong đó một nửa là cho gia đình. 

Các chuyên gia kết luận rằng: Để duy trì cường độ công việc, CEO cần phải hoạt động như cách vận động viên chuyên nghiệp thường làm. Điều đó có nghĩa là phải phân bổ thời gian cho hoạt động chăm sóc sức khỏe và nghỉ ngơi.